L'eComptes consiste en un déploiement d'applicatifs publics gratuits (c) SPW - Intérieur

• Au niveau local

  Déploiement dans chaque commune, CPAS et Province d'une application eComptes Gestion Locale qui travaille en mode "client serveur" exploitant les données de la B.D.C.S. (Base de Données Comptables Standardisées)

  Le volet client de cette application peut être installé sur autant de postes que l'administration locale souhaite sans risque pour les données locales puisque l'eComptes travaille sur la B.D.C.S. qui est une copie des données comptables générée par les logiciels de comptabilité.

  Comment mettre le logiciel eComptes à jour ?

  1. Procédure automatique

     Lorsque vous lancez le logiciel eComptes sur un poste, celui-ci établit  une connexion internet et vérifie si un "upgrade" est disponible , si c'est le cas il lance la procédure de mise à jour, qui s'effectuera alors automatiquement.

  2. Procédures manuelles

     Toutefois, en raison de la configuration de certains firewall, cette procédure automatique peut être refusée. Dans ce cas, vous pouvez mettre à jour manuellement votre logiciel via le menu outil "recherche nouvelle version", qui chargera les nouveaux fichiers. Si cette procédure alternative ne fonctionne pas en raison de votre configuration firewall, nous vous recommandons d'utiliser la procédure « import MAJ.zip, dans le même menu "outil".

     Après import et décompression automatique du fichier, fermez votre logiciel ecomptes, et relancez le, votre logiciel sera à jour. ( Si pendant la procédure vous avez un message vous demandant un mot de passe pour la connexion HFSQL, cliquez sur annuler jusqu'à ce que le message disparaisse)

     NB : en fonction de la vitesse de votre connexion internet, ce chargement peut prendre de quelques minutes à 20 minutes pour les connexion les plus lentes.

• Au niveau régional

  Les fichiers S.I.C. (Synthèse des Informations Comptables) générés par l'eComptes , ainsi que les fichiers des budgets et comptes provisoires sont transmis par liaison internet (FTP) à la cellule eComptes , et à l'eTutelle (pour les communes).

  Ces fichiers sont traités par l'applicatif de gestion de base de données statistiques eComptes.

  Ils servent à produire des analyses statistiques et des extractions vers l'ICN, le SPF Budget pour leur permettre de répondre aux exigences européennes. Les fichiers servent également à alimenter la Communauté Française pour ses besoins statistiques spécifiques.

BDCS et fichiers SIC : définitions et bases légales

B.D.C.S. (Base de Données Comptables Standardisées)

La B.D.C.S. est une copie dans un format standardisé de la comptabilité de la commune ou du CPAS. Elle est produite par les logiciels de comptabilité. Cette copie sert de socle à l'applicatif eComptes Gestion Locale qui est conçu pour l'exploiter en vue de produire des analyses financières, des fichiers, documents et rapports.

La B.D.C.S. est une obligation légale inscrite dans le Règlement Général sur la Comptabilité Communale (applicable également aux CPAS)

Cf art.35 § 8 du RGCC :

§8. Selon les critères arrêtés par le Ministre, et dans le respect des dispositions relatives à la protection de la vie privée, les systèmes informatiques comptables devront comporter un module d'extraction des données en vue de constituer une base locale de données comptables standardisées

Le format et le contenu de la B.D.C.S. est défit par arrêté ministériel (dernière version  24/10/2012)- annexe 1

En vertu de cet arrêté ministériel, La base de données comptables standardisées doit être mise à jour au moins une fois par semaine et conservée sur un support informatique faisant l'objet d'une sauvegarde telle que définie à l'article 35, §1er de l'arrêté du Gouvernement wallon du 5 juillet 2007 portant le règlement général de la comptabilité communale. C'est-à-dire sauvée régulièrement sur un support  informatique stocké à l'extérieur du bâtiment abritant le matériel informatique contenant les bases de données comptables.

NB : la même disposition vaut pour les provinces :

Arrêté du Gouvernement wallon du 15/11/2012 modifiant l'arrêté royal du 2 juin 1999 portant le règlement général de la comptabilité provinciale

S.I.C.

Cet acronyme désigne les fichiers de Synthèse des Informations Comptables. Ce sont des fichiers produits par l'applicatif eComptes Gestion Locale. Ils constituent une dématérialisation des données des budgets et des comptes.

Leur contenu et leur format (en xml) est défini par arrêté ministériel en exécution de l'article 35 § 8 du R.G.C.C.

Dernière version publiée : 24/10/2012 voir ICI. (annexe 2 )

En vertu de l'article 6 de ces dispositions, immédiatement après l'arrêt par le Conseil du budget, d'une modification budgétaire, ou des comptes annuels, le fichier S.I.C. doit être généré par l'application eComptes et communiqué dans le délai requis par les dispositions relatives à la tutelle, au SPW - Intérieur.

Cette obligation concerne toutes les communes et CPAS, ainsi que les provinces.  L'envoi de ces fichiers est extrêmement important car ils alimentent la base de données statistique du SPW - Intérieur qui permet à la Région Wallonne de répondre à ses obligations européennes de communication d'informations financières à destination d'EUROSTAT.

Pour les communes ces mêmes fichiers S.I.C. servent à alimenter le système de tutelle informatique sur les budgets, les modifications budgétaires et les comptes.